Offres d'emploi

Secrétaire d'intendance

Maison d'éducation de Saint-Denis
  • Activité: 
    Secrétaire administratif
  • Localisation: 
    Saint-Denis (93)

Offre à pourvoir au 1er mars 2023

I. Présentation de l’employeur
Institution d’État, la grande chancellerie de la Légion d’honneur a pour vocation l’administration des décorations nationales, au premier rang desquelles la Légion d’honneur. Elle assure également la direction et la gestion de deux établissements d’enseignement public, les maisons d’éducation de la Légion d’honneur, et du musée de la Légion d’honneur et des ordres de chevalerie.
Cet ensemble original d’activités reliées par l’histoire est dirigé par le grand chancelier de la Légion d’honneur et emploie près de 400 personnes pour remplir les missions de service public qu’il recouvre.
Les services sont répartis sur trois sites :
•    A Paris, au siège de l’institution, pour l’ensemble des services de l’administration centrale ainsi que ceux du musée de la Légion d’honneur.
•    En région parisienne, à Saint-Germain-en-Laye et à Saint-Denis, pour les services administratifs, d’encadrement et d’enseignement des maisons d’éducation qui comptent chacune 500 élèves.
 
II. Présentation de la structure d’affectation
Les maisons d’éducation de la Légion d’honneur accueillent en collège, lycée et classes post-bac les  filles, petites-filles et arrière-petites-filles des membres des ordres nationaux (Légion d’honneur et ordre national du Mérite) et de la Médaille militaire. Le programme de l’Éducation nationale y est suivi, dans un esprit directement inspiré de ce que prévoit l’article R123 du code de la Légion d’honneur, de la Médaille militaire et de l’ordre national du Mérite qui assigne à ces établissements une mission d’éducation en vue « d'inspirer aux élèves l'amour de la patrie et de la liberté ainsi que le sens de leurs devoirs civiques et familiaux et de les préparer, par leur instruction et la formation de leur caractère, à s'assurer une existence digne et indépendante ». Le projet éducatif de l’institution se caractérise par le respect des valeurs des ordres nationaux et par la participation des élèves à de nombreuses activités pluridisciplinaires, sorties et voyages pédagogiques, et événements extrascolaires rythmant l’année. Les jeunes filles sont scolarisées sous le régime de l’internat obligatoire et portent un uniforme.
Les maisons d'éducation sont placées sous l'autorité unique d'une surintendante, en résidence à Saint-Denis, qui assure l'unité de l'éducation et de l'enseignement donnés aux élèves et celle de l'administration des établissements. Elle dirige personnellement la maison d’éducation de Saint-Denis qui accueille 500 lycéennes et étudiantes en post-bac (classes préparatoires lettres et BTS de commerce international). Elle est secondée par un chef d’établissement adjoint et un intendant.
Les indicateurs de réussite au baccalauréat sont excellents, grâce à un encadrement pédagogique et éducatif exigeant et mobilisateur.
 

II. Présentation du service
Le titulaire du poste exerce ses fonctions au service de l’intendance, placé sous l’autorité de l’intendant, est composé de 1 secrétaire administratif et de 2 adjoints administratifs.

III - Description du poste
Sous l’autorité directe de l’intendant, le titulaire du poste intervient dans la gestion des ressources humaines de proximité, la gestion financière des élèves, en lien avec les chefs de service et des services de la grande chancellerie. Il assure également les fonctions de régisseur adjoint d’avances et de recettes :

Gestion des ressources humaines de proximité :

  • suivi du  recrutement des contractuels, renouvellement des contrats, des renouvellements de détachement en lien avec l’intendant ;
  • élaboration et suivi des plannings de travail des adjoints techniques dans le respect de la charte du temps de travail ;
  • élaboration des arrêtés de concession de logement, de la facturation des redevances locatives ;
  • constitution des dossiers AT (déclaration-rapport d’accident)  ;
  • transmission des absences, des éléments de paie et de carrière au bureau des ressources humaines et de la rémunération de la grande chancellerie et coordination avec la gestionnaire RH/paie référente ;
  • gestion de la médecine de travail (déclaration annuelle des effectifs, mise à jour, transmission des convocations) ;
  • suivi des dossiers de  mobilité, de formation ;
  • gestion de la dotation vestimentaire des agents en lien avec le service de la lingerie/roberie : préparation des commandes, tableau de bord de suivi de dotation par agent ; participation à la préparation budgétaire au titre dépenses de vêtements et chaussures de travail et des EPI
  • accompagnement des adjoints techniques pour leurs démarches professionnelles par voie numérique ;
  • tenue des fiches de poste des adjoints techniques ;

Gestion financière des élèves :

  • mise à jour des coordonnées des responsables financiers  des élèves dans l’application informatique de gestion financière des élèves ;
  • facturation trimestrielle des pensions, trousseaux des élèves ;
  • gestion du réassort des pièces du trousseau ;
  • vérification et tenue des dossiers administratifs et financiers des voyages  en lien avec les professeurs, facturation des voyages aux familles
  • participation à la préparation budgétaire  pour le volet « voyages scolaires ».

Enfin, il peut assurer les fonctions de régisseur adjoint d’avance et de recettes en l’absence du régisseur en titre.

 

IV - Compétences requises

  • Connaissance du code général de la fonction publique,
  • Connaissance de la gestion de proximité des agents du service public : temps de travail, absences, mobilité,…
  • Maîtrise des logiciels et applications bureautiques, (word et excel)
  • Connaissance des règles budgétaires et procédures comptables,
  • Maîtrise de la rédaction administrative (notes, lettres ou rapports),
  • Aptitude à travailler en équipe, rigueur et sens de l’initiative indispensables, sens de l’écoute et du dialogue, capacité à organiser et à établir des priorités.
  • Discrétion et rigueur,

V. Renseignements et candidatures
Personne à contacter : M. Olwen de CACQUERAY, intendant
01.48.13.13.32
olwen.decacqueray@legiondhonneur.fr