Responsable du pôle budget

I - Présentation de l’employeur :

Institution d’État, la grande chancellerie de la Légion d’honneur a pour vocation l’administration des décorations nationales, au premier rang desquelles la Légion d’honneur. Elle assure également la direction et la gestion de deux établissements d’enseignement public, les maisons d’éducation de la Légion d’honneur, et du musée de la Légion d’honneur et des ordres de chevalerie.

Cet ensemble original d’activités reliées par l’histoire est dirigé par le grand chancelier de la Légion d’honneur et emploie près de 400 personnes pour remplir les missions de service public qu’il recouvre.

Les services sont répartis sur trois sites :

• A Paris, au siège de l’institution, pour l’ensemble des services de l’administration centrale ainsi que ceux du musée de la Légion d’honneur.
• En région parisienne, à Saint-Germain-en-Laye et à Saint-Denis, pour les services administratifs, d’encadrement et d’enseignement des maisons d’éducation qui comptent chacune 500 élèves.

II - Présentation de la structure d’affectation :

Le bureau du budget et de l’achat public assure la constitution et le pilotage du budget de l’ordre de la Légion d’honneur ainsi que le suivi de son exécution. Il est en charge du dialogue de gestion avec les services du Premier ministre et le ministère chargé des finances publiques. Il prépare, en particulier le projet annuel de performances (PAP) et le rapport annuel de performances (RAP), en lien avec les autres bureaux de la grande chancellerie de la Légion d’honneur.

Il met en place les crédits de la dotation allouée à l’ordre de la Légion d’honneur et est chargé de l’engagement, de la constatation, de la liquidation et de l’ordonnancement des dépenses et des recettes. Il est chargé de la passation et de la gestion des achats de fournitures et services, des stocks, des inventaires et des frais de déplacement des personnels pour tous les services gestionnaires. Chaque année, il détermine les prix de pension et de trousseau et affecte un taux de pension par élève qu’il les notifie aux familles et aux maisons d’éducation. Il contrôle la facturation établie par les maisons d’éducation et veille à la commande des médailles remises aux élèves en fin de cycle du secondaire.
Il assure le traitement des questions parlementaires, prépare les réponses aux questions et audits de la Cour des comptes.
Il assure également la coordination des marchés de fournitures et de services ainsi qu’un rôle de conseil sur les marchés de travaux et prestations afférentes. En charge de la veille juridique dans ce domaine, il met en œuvre la politique des achats de l’institution.

Composition et effectifs du bureau
-    2 agents de catégorie C
-    1 agent de catégorie B
-    2 agents de catégorie A

III - Présentation du poste :  

Sous l’autorité du chef du bureau du budget et de l’achat public, le titulaire du poste est chargé des activités principales suivantes :

• Coordonner les activités des deux gestionnaires budgétaires de catégorie C
• Contrôler la bonne application de la réglementation comptable et financière ainsi que celle de la commande publique ;
• Contrôler et suivre la disponibilité des crédits ;
• Produire des états statistiques et des tableaux à la demande de hiérarchie (frais de mission, voyages scolaires, frais de réception, suivi des dépenses sur collections, etc.), voire du contrôle des écritures en lien avec le chef de bureau.
• Établir les factures relatives aux privatisations (location d’espaces du Palais de la Légion d’honneur et du Musée à des sociétés ou des particuliers) ;
• Participer aux déclarations de TVA afférentes aux privatisations.
• Participer aux diverses études relatives au suivi et au pilotage du budget (budget prévisionnel, analyse des dépenses) ainsi qu’à la préparation des décisions budgétaires modificatives et autres actes de gestion budgétaire ;
• Emettre les titres de recettes de la grande chancellerie ;
• Assurer éventuellement la fonction de régisseur d’avances pour la régie de l’administration centrale ;
• Classer et archiver numériquement les pièces et justificatifs d’opérations budgétaires.
• Coordonner la gestion financière des élèves des maisons d’éducation en lien avec les familles : définition du taux de pension et contrôle de la facturation

Il assure également les activités associées suivantes :

• S’informer, suivre et consigner l’évolution de la réglementation et les procédures en matière budgétaire ;
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures aux services prescripteurs et aux fournisseurs ;
• Participer au groupe de travail du contrôle interne comptable (CIC) ;
• Prépare les divers reporting demandés par la direction des services administratifs et financiers des services du Premier Ministre et des réponses aux questions parlementaires.

IV - Profil du candidat :

Connaissances

• Règles de la gestion budgétaire et comptable publique : réglementation, procédures comptables, chaîne de la recette et de la dépense
• Règles de la commande publique
• Systèmes d’information (Chorus et autres)

Savoir-être

• Être pédagogue et bienveillant
• Faire preuve de capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode
• Être réactif aux sollicitations des services prescripteurs, de la direction, de l’agence comptable
• Faire preuve de motivation, de sens du travail en équipe et de disponibilité
• Faire preuve de réserve et de confidentialité
• Avoir un solide sens du relationnel

Savoir-faire

• Appliquer les procédures spécifiques à l’un ou les domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, inventaires, …
• Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations
• Utiliser les fonctionnalités d’un tableur (Excel)
• Utiliser les outils informatiques appliquées à la gestion budgétaire et comptable
• Mette en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations budgétaires et comptables
• Communiquer oralement et par écrit avec les responsables des services prescripteurs, la direction et les fournisseurs
• Coordonner les activités d’une petite équipe
• Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations
• Rendre compte de son activité

Être pédagogue et bienveillant

• Chargé de la gestion financière et budgétaire ou de la commande publique

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

• Chargé de la gestion financière et budgétaire ou de la commande publique
• Offres de formation associées à votre prise de poste
• Formations aux outils informatiques de gestion budgétaire et comptable et de gestion financière des élèves

V - Renseignements et candidatures :

Renseignements auprès de M. Vincent LOUBET : vincent.loubet@legiondhonneur.fr, Tél : 01.40.62.84.09
Candidature : adresser un CV et les 3 derniers comptes rendus d’entretiens professionnels
à vincent.loubet@legiondhonneur.fr et à rh.recrutement@legiondhonneur.fr