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Offres d'emploi

Chef du bureau des recherches généalogiques et des admissions des élèves

Grande chancellerie
  • Type de contrat: 
    Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
  • Activité: 
    Direction et pilotage des politiques publiques
  • Localisation: 
    Paris

I. Descriptif de l'employeur

Institution d’État, la grande chancellerie de la Légion d’honneur a pour vocation l’administration des décorations nationales, au premier rang desquelles la Légion d’honneur. Elle assure également la direction et la gestion de deux établissements d’enseignement public, les maisons d’éducation de la Légion d’honneur, et du musée de la Légion d’honneur et des ordres de chevalerie.
Cet ensemble original d’activités reliées par l’histoire est dirigé par le grand chancelier de la Légion d’honneur.
Les services sont répartis sur trois sites :

  • A Paris, au siège de l’institution, pour l’ensemble des services de l’administration centrale ainsi que ceux du musée de la Légion d’honneur.
  • En région parisienne, à Saint-Germain-en-Laye et à Saint-Denis, pour les services administratifs, d’encadrement et d’enseignement des maisons d’éducation qui comptent chacune 500 élèves.
     

II. Présentation de la structure d'affectation

Le titulaire du poste exerce ses fonctions au bureau des recherches généalogiques et des admissions des élèves qui relève du service des décorations. Ce bureau est chargé du traitement des demandes de recherche des enseignants, chercheurs, institutions et particuliers sur les ordres nationaux et la Médaille militaire. Il constitue également des dossiers de principe historiques ou thématiques à la demande du grand chancelier. Il est responsable de la documentation, du classement général et de l’archivage des dossiers en cours des membres des ordres nationaux et de la médaille militaire.

Il est chargé de l’accueil des familles des élèves, du contrôle de la recevabilité des candidatures et du traitement des dossiers de demandes d’admission dans les maisons d’éducation. Il prépare et organise les opérations de préparation des commissions d’admission des élèves et en assure le suivi. Il est chargé de la rédaction des actes prononçant l’admission ou la démission des élèves.

 

III. Descriptif du poste

Sous l’autorité du secrétaire général adjoint, le titulaire du poste est responsable :

1) du secteur des recherches concernant les personnes décorées dans l’ordre de la Légion d’honneur (6 agents : 2B et 4C).

Dans ce cadre, il est chargé :

  • de la réalisation d’études administratives et/ou statistiques portant sur les sujets concernant les décorations, l’histoire de l’institution, l’histoire des personnes décorés, les partenaires de l’institution etc,
  • de la valorisation des résultats et de la diffusion multi supports au public concerné (administrations, chercheurs, particuliers, site internet),
  • des recherches documentaires et de l’élaboration des outils de référencement (bases de données) et de conservation des informations relatives aux textes et documents historiques et juridiques liés au domaine de compétence de la grande chancellerie (bibliographie, archives, images).

2) du secteur des admissions des élèves (1 agent de catégorie B et 1 agent contractuel saisonnier) :

Dans ce cadre, il supervise les opérations d’inscription des candidates sur le site internet et organise leur sélection avant chaque rentrée scolaire en vue de leur admission au sein des maisons d’éducation de Saint-Denis et de Saint-Germain-en-Laye.

Il pilote :

  • la gestion administrative de près d’un millier d’élèves des deux maisons d’éducation,
  • l’actualisation du site internet en lien avec le service communication pour les inscriptions en ligne des candidates
  • l’instruction des demandes d’admission (700 à 800 candidatures pour les deux maisons d’éducation en moyenne tous les ans) et vérification des critères d’admissibilité,
  • la préparation et suivi des commissions scolaires d’admission pour chaque niveau,
  • l’information du résultat des commissions d’admission et réponses aux familles,
  • le suivi des effectifs,
  • la bonne tenue des dossiers d’élèves,
  • l’élaboration et la mise à jour des documents statistiques,

Il veille à la qualité des relations avec les familles.

 

IV. Profil recherché

  • Bonnes connaissances de l’organisation administrative d’Etat, sens de l’écoute et aisance relationnelle, notamment avec le public extérieur. Gestion des priorités et de calendriers contraints, capacités d’organisation en particulier de réunions en présence d’autorités.
  • Maîtrise des techniques et des outils de la recherche documentaire : bases de données et sources spécialisées, outils bureautiques (word, excel, access, powerpoint, photoshop).
  • Polyvalence et réactivité. Savoir proposer des adaptations et innovations dans l’organisation du travail.
  • Qualités rédactionnelles et goût pour l’étude historique et la recherche documentaire.
  • Sens de l’organisation, esprit d’initiative et aptitude au travail en équipe.
  • Qualités d’analyse de synthèse et d’expression en réunion.

 

V. Renseignements et candidatures

Virginie BRET-VITOZ, secrétaire général adjoint –

Tél : 01.40.62.83.62

adresse mail : virginie.bret-vitoz@legiondhonneur.fr

Chantal SANTONI, chef du service des ressources humaines et budgétaires – Tél : 01.40.62.83.54.

adresse mail : chantal.santoni@legiondhonneur.fr